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OA系統在工程項目管理中的應用

2019-03-08 20:41 來源:www.bihpk.com 發布:現代商業 閱讀:

張晟愷  上海理工大學

摘要:OA系統的發展和完善正在逐步滿足各種類型企業的流程審批和項目管理需求,本文通過對筆者所在公司對OA系統的整體應用,來總結OA系統對筆者所在公司發展的幫助,同時也為需要使用OA系統和正在使用OA系統的企業提供一些思路,希望可以使得公司的項目管理水平更上一層樓。

關鍵詞:OA;項目管理;流程

一、引言

目前越來越多的工程公司開始注重企業管理和工程管理,希望采用網絡協同流程來實現流程審批、工程項目管理以及無紙化辦公,但是ERP系統高昂的費用,使中小企業望而卻步,OA系統值此之際迅速發展,緩解了這部分中小企業的需求,筆者所在的是一家環保工程公司,引進OA系統之后,已將公司所有審批流程移植到OA系統中,實現了無紙化辦公,明確職責,避免責任推諉;同時數據分析的引用也使得公司在決策時更加得心應手。

二、流程審批

審批流程是OA系統應用的核心,有的企業每天要在OA系統上流轉上百個流程,這些流程涉及幾百名審批人員,保證他們審批操作的正確性,對他們的操作權限進行合理的規范,就成為了保證流程順暢運行的重要工作。

流程是一個企業制度和文化的體現,而流程審批是OA系統應用的核心,通過OA系統的流程審批,一個公司可實現財務類、人事管理類、業務相關類、行政事務類、客戶管理類等各個方面的流程審批,同時在OA系統中可設置各審批人員的職責,在公司制度變更時也可很方便的定制新的審批流程。

筆者所在公司主要使用了以下幾大類的流程:

(一)財務類審批流程

主要包括差旅費報銷、發票開具、項目付款申請、普通報銷、傭金支付、款項收入流程,包括流程的申請、審核、審批、駁回和退回等操作,流程審批的跟蹤和相關單據的打印,款項的分類統計等。

(二)人事管理類審批流程

主要包括崗位變動申請、招聘表、培訓考核表、轉正申請、人事變動審批等。

(三)行政事務類審批流程

主要包括辦公用品申請、車輛申請、會議管理、名片印制申請、用章申請、來客招待申請;休假申請、出差申請、外出申請、加班申請和審批流程;文件呈報審批、福利領取、獎懲申請審批流程等。

(四)業務相關類審批流程

主要包括立項的審批流程、采購審批流程、供應商的審批流程、業務招待審批流程。

(五)其他

企業的發文和收文流程,檔案借閱申請流程,實現檔案的借閱、歸還、銷毀等功能;工作溝通單,包括各類事務的溝通、協調、反饋和跟蹤等環節。

現在流程審批成為了公司OA系統最主要的一項功能,流程審批涵蓋了公司所有業務范圍,從項目調研階段的立項審批,到項目投標階段的項目投標成本評審,到合同簽署階段的銷售合同審核,到項目執行階段的采購合同審批、付款審批,最后到人員日常報銷審批,發起流程已成為公司員工每天必做的事情,審批流程也成為管理層每天必做的事情,OA系統也成為每個員工每天必用的工具。

三、數據分析

OA系統通過其對流程數據的采集,實現了簡單的數據歸集和分析功能,這對一個企業來說,意味著我們可以通過OA系統做大數據分析,以此為對企業行為與數據做分析總結,對于指導管理層工作和方向選擇有重大意義,筆者所在公司主要從以下幾個方面進行數據分析。

項目成本分析表,由于筆者所在公司是一家環保公司,主營環保EPC項目以及運營項目,對于項目成本比較敏感與重視,對于項目成本的組成也很關注,預算與成本既是公司的生命,無法控制預算則無法保證足夠的利潤,沒用足夠的利潤則不能保證公司繼續前進,很多很優秀的公司都由于對成本過度放縱造成利潤缺失而倒閉,隨著企業在項目預算控制方面的需求日益旺盛,OA系統也發展了項目預算管理模塊,因此我們設計將成本分析表以底表形式放入OA系統中,初始導入項目科目名稱、規格、參數、數量和項目預算,后期通過采購管理流程中的采購通知單、采購合同審核、項目付款審批、項目現場費用報銷、項目管理費用報銷等等流程將數據寫入成本分析表中的已發生金額、供應商、實際數量等實際發生信息,以此進行項目成本的比對。

項目現金流對比,通過對項目收款的確認,以及對項目支出的匯總(通過項目付款、項目現場費用報銷及項目管理費報銷),可以清楚實時的看出項目現金流的情況,由于公司實行了項目經理責任制,現金流也是項目經理考核的一個重要指標,項目經理可以借此更好的把控項目現金流。

事業部現金流對比,筆者所在公司實行事業部體制,分為工程事業部、水務運營事業部、設備事業部、海外項目事業部,現金流是一個企業的命脈,一個企業如果沒有現金流,那么你有再好的毛利,企業也將會逐漸走向衰亡,尤其環保企業所面對的業主往往是目前經營困難的煤化工、鋼鐵企業,應收賬款成為嚴重的問題,現金流往往很差,如果能通過直觀的數據讓各事業部負責人直觀了解自己項目的現金流情況,往往對推動應收賬款的回收和應付賬款的控制起到非常積極的作用,因此我們通過對OA系統每個事業部項目現金流的數據歸集匯總,可以輕松知道實時的各事業部現金流情況,可以據此實現對各事業部的現金流考核。

事業部利潤情況分析,通過對各項目實時成本的匯總和對項目銷售收入情況的比較,可以定期反應各事業部項目毛利情況。各事業部負責人和管理層可根據項目毛利情況及時做出公司管理方向和力度的調整。

部門預算使用情況匯總,對于一家企業來說,項目毛利和公司管理費用都極其重要,如果只有高的項目毛利,而不對公司的管理費用進行控制的話,那么企業整體凈利潤會非常難看。所以在每年年底,我們對各個事業部所報預算進行審批,然后按月上傳至OA系統中,報銷單及付款單數據會在流程結束后回寫到預算臺帳中,與當月預算進行比對,若超出當月預算,則報銷單無法發起,需要做預算調整;若當月預算結余,可結轉至下月。經過部門預算的控制,各部門人員使用費用更加小心,為公司管理節省了成本。

四、OA引入之后公司的變化

作為一個200人左右的中小型企業,OA引入之后,公司很多方面的變化還是明顯的。

流程有跡可循,無需再翻紙質流程,OA管理員或者權限范圍大的管理者均可通過查詢表單功能很快查到某一個流程;

流程速度加快,受限于紙質流程只能在公司內簽字審批,OA流程則可以實現實時審批,尤其是移動端OA的加入,更使得OA可以實現隨時隨地審批,在OA使用之前,公司采購合同申請時間需要1個月,使用OA之后,該時間縮短為1周,效率提高極為明顯;

更方便的項目數據顯示和分析,通過OA數據的回寫與維護,管理者可以很方便的查閱各事業部的現金流情況,成本支出情況,預算剩余情況,項目毛利情況等等;

職責明確,當OA系統后臺設置好流程與職責后,各個流程的責任人便能明確各自責任,盡職盡責完成任務。

五、OA系統仍需完善之處

  對于筆者所在公司使用的OA系統來說,也有一些不盡如人意之處,希望隨著OA系統的不斷完善能逐漸給企業用戶帶來更多的方便。

過多需要人力干預,由于OA發展并未如erp系統般完善,數據的關聯往往無法自動實現,臺帳與臺帳之間無法自動關聯,往往需要手動干預;

對大數據處理能力不足,筆者所在公司將項目成本分析表上傳至OA系統中后,由于OA系統對大數據處理能力的不足,導致在發起表單引用成本分析表時需要較長時間,一次引用的時間可能會大于2分鐘,該項造成了工作效率的降低;

對不同瀏覽器支持不同,筆者所用OA系統對谷歌chrome瀏覽器和最新版IE瀏覽器支持較好,對其他瀏覽器支持較差,由于員工瀏覽器使用習慣問題,員工需要額外安裝新的瀏覽器;

合作公司插件水平殘次不齊,OA軟件公司往往推薦合作伙伴的插件,但這些插件往往不夠成熟與完善,給客戶造成不好的使用體驗。

結束語

希望通過介紹筆者所在公司的OA使用情況,可讓大家了解和熟悉OA系統,對于OA系統的建立、維護、改造有所心得,可以使公司的項目管理更上一層樓。

參考文獻:

[1]劉雅琪.基于工作流的網上協同OA系統的設計與研究[D].湖北工業大學,2011

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